MANUAL DE PROCEDURI .Sectiunea:"CONTABILITATE SI MANAGEMENT FINANCIAR"
MANUAL DE PROCEDURI
CONTABILITATE
SI
MANAGEMENT FINANCIA
== 1. REGULI GENERALE DE ORGANIZARE CONTABILA si MANAGEMENT FINANCIAR==
Potrivit prevederilo”Regulamentului Financiar al Uniunii Europene” nr. 1605/2002 (art.203, 204) contabilitatea oricărei entități cu personalitate juridică funcționează după anumite principii și reguli (politici) contabile care își au originea în "convenția evaluării intr-un sistem unitar", conform căreia exprimarea monetară corectă este garantia unei ordini financiar contabile corecte. Principiile contabile conțin un ansamblu de reguli de conduită economică extinzând noțiunea de evaluare de la bunuri și relații financiare la evaluarea potențialului, evaluarea performanțelor, evaluarea perspectivelor etc., și numai în această accepțiune lărgită prevederea din I.A.S. nr. 1 cum că "evaluarea posturilor cuprinse în Situațiile financiare trimestriale și anuale se efectuează în conformitate cu anumite principii infailibile" dă valoare și sens contabilității ca sistem și model economic de conducere financiară a fiecărei persoane juridice.
În consecință, evaluarea posturilor cuprinse în situațiile financiare și care provin din conturile contabile curente dar și dimensionarea elementelor pe care fiecare dintre acestea le urmăresc zi de zi și le sintetizează periodic, trebuie să fie efectuate în acord cu principiile statuate ale contabilității, care sunt de fapt "porunci economice" si care au o extindere mai mare in cazul institutiilor publice aflate in relatii de finantare cu bugetul de stat,pentru ca aici sunt si restrictionarile prevazute de lege mai severe,fiind vorba de banul public.
Politicile (regulile) contabile definesc o concepție contabilă pentru fiecare instituție publică în rezolvarea ansamblului problemelor economice,financiare,de management economic general. Ele încorporează principiile, bazele, convențiile, regulile și practicile specifice adoptate de o entitate în conducerea curentă a activităților, a contabilității acestora, pentru întocmirea și prezentarea unor situați financiare relevante. Prin politica contabilă trebuie să se clarifice ferm varianta de operare „ International Accountiong Standards” și deciziile „ Comitetului Permanent pentru Interpretări” oferă diverse metode de rezolvare pentru cele mai multe probleme, soluții alternative, calcule opționale etc. Așa constatăm că mai apar și alte principii și reguli, cum ar fi: -„raționamentul profesional", singurul care permite alegerea alternativelor; - „judecata de valoare" este baza soluțiilor contabile; - „pragul de semnificație" conform căruia o informație ¬este tratată sau nu ca semnificativă în funcție de interesul urmărit (spre exemplu dacă ea reprezintă sub 5% din portofoliul problemei nu ne interesează evident) .
Politicile contabile mai incorporeaza si principiile,metodele si procedurile,bazele si tehnicile de calcul,regulile si alternativele de evaluare,de amortizare,chiar si practici proprii specifice numai anumitor entitati.
Fiecare entitate – companie sau institutie publica – isi poate alege variantele de operare care i se par mai conventabile , procedeele pe care le cunoaste mai bine , segmentele ce sunt mai relevante , politicile care-i ofera cel mai bogat pachet informational pentru managementul institutiei,etc. În absența unui I.A.S. specific și a unei interpretări a Comitetului Permanent , „ conducerea institutiei trebuie să folosească raționamentul profesional - zice art. 22 din I.A.S. nr. 1 - la dezvoltarea unei politici contabile, care să ofere cele mai utile informații utilizatorilor, finanțatorilor, controlorilor și tuturor celor care citesc situațiile financiare.” În exercitarea acestui raționament profesional conducerea ia în considerare: a) cerințele și recomandările din Standardele Internaționale de Contabilitate care se referă la aspecte similare și conexe; b) definițiile, criteriile de recunoaștere și evaluare pentru active, obligații, venituri și cheltuieli prevăzute în Cadrul general I.A. S.C.; c) pronunțările altor organisme de stabilire a aplicării Standardelor și practicile acceptate în sector numai în măsura în care acestea sunt consecvente (cu restricțiile precedente:a și b).
De fapt fiecare entitate isi construieste propriile proceduri de lucru,propriul sistem de operare contabila,de management si control financiar ,numai ca odata inceputa utilizarea lui nu este permisa absolut nici o abatere de la sistem, nici o modificare a acestuia cel putin un exercitiu financiar intreg (cu exceptia cazurilor cand legea o cere expres). Iar pentru a asigura acest lucru,totul trebuie descris pana la cele mai mici detalii intr-o constructie speciala denumita „MANUALUL DE PROCEDURI”(financiar-contabile ,de management si de control).
Aceasta este o regula de fier peste care nu se poate trece intrucat se obtin rezultate alterate, false , se pot produce erori si incalcari ale reglementarilor ,odinelor si normativelor financiare.
"Clubul Universitarilor Liberi"
== 2 CADRUL NORMATIV ==
Datorita faptului ca cel de al doilea palier al contabilitatii si anume “Contabilitatea interna de gestiune”este puternic influentat de particularitatile,managementul,obiectul de activitate si ,mai ales , solutiile alternative pe care le poate aplica in practica curenta , legea a lasat la dispozitia fiecarei entitati persoana juridica metodologia de organizarii a cestui palier, numai ca:
- aceasta organizare trebuie sa existe;
- ea trebuie sa raspunda unor cerinte ferme cerute de metodologia contabila,de prevederile normative,de regulile manageriale;
- intreaga constructie trebuie inserata intr-un “Manual de proceduri”, care devine apoi aliniamentul de control,audit si referinta pentru intreaga activitate economico-financiara a fiecarei personae juridice.
Principalele acte normative de reglementare sunt urmatoarele:
1.
International Accounting Standards
nr.1/actualizat 2009:
„ Conform Regulamentului Financiar al Uniunii Europene nr.1605/2002,este necesară elaborarea unui set (manual) de proceduri de către conducerea fiecărei persoane juridice pentru toate operațiunile derulate, pornind de la întocmirea documentelor justificative până la finalizarea situațiilor financiare trimestriale și anuale”.
2.
Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr.306/2000 „ Reglementari contabile simplificate armonizate cu directivele europene” ( M.Of. nr.279 bis/2002):
„ Aceste proceduri trebuie elaborate având în vedere specificul activității, de către specialiști în domeniul economic, tehnic și comercial, cunoscători ai activității desfășurate și ai strategiei adoptatei de fiecare persoana juridica” (art2
3
Ordinul ministrului finantelor publice nr. 2941/2009 (M.Of.nr.724/27.10.2009) pentru modificarea si completarea Normelor metodologice aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 629/2009 (M.Of.nr.242/10.04.2009,
Art. I ,pct.1 ,al.13 : Institutiile publice de orice fel si ordonatorii de credite trebuie sa prezinte informatii despre „politicile contabile” adoptate de institutia publica, politici care trebuie sa aiba in vedere urmatoarele:
” elaborarea de proceduri contabile pentru toate operatiunile derulate, pornind de la intocmirea documentelor justificative pana la intocmirea situatiei financiare (circuitul documentelor contabile, persoanele implicate in conducerea si organizarea contabilitatii, sarcini, responsabilitati, termen de realizare etc.) “.
Procedurile trebuie sa c uprinda aspecte detaliate despre:
- principiile contabilitatii de angajamente, aplicate in institutie; - metodele de evaluare/reevaluare a activelor fixe si circulante, utilizate in institutie; - daca activele fixe au fost reevaluate sau nu; - metoda de amortizare a activelor fixe; - politica de imprumuturi, existenta contractelor de leasing; - evaluarea disponibilitatilor, creantelor si datoriilor in valuta; - inregistrarea castigurilor si pierderilor de curs valutar; - alte informatii relevante.
4.
Ordinul ministrului finantelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea “Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entitățile publice” si pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, prevede ( extras):
“ (1) Conducătorii entităților publice vor dispune - tinând cont de particularitățile cadrului legal, organizațional, de personal, de finanțare si de alte elemente specifice, precum si de standardele prevazute în anexă la prezentul ordin - măsurile necesare pentru elaborarea si/sau dezvoltarea sistemelor de control managerial ale fiecarei organizatii, inclusiv a procedurilor, formalizate pe activitati.”
5
Formatul in care trebuie intocmite procedurile este stabilit prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.398/2006 “privind modificarea si completarea Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern .
Procedurile reprezintă totalitatea pasilor ce trebuie urmati, metodelor de lucru stabilite si regulilor de aplicat, in vederea realizarii sarcinilor, exercitarii competențelor și angajarii responsabilitătilor.”
In practica, procedurile sunt de o mare diversitate si sunt reglementate prin acte normative, purtand diferite denumiri,( lege, ordonanta, ordin,norma,etc) sau deriva din prevederile acestora si trebuie sa adapteze cadrul general de reglementari la specificul fiecarei institutii publice.
Unele dintre cele mai cunoscute proceduri, la nivelul institutiilor publice, sunt urmatoarele:
- procedura de organizare si desfasurare a concursurilor pentru ocuparea posturilor publice vacante; - procedura de evaluare a performantelor profesionale individuale ale functionarilor publici de conducere si de executie; - procedura de incadrare si salarizare a personalului; - procedura de inventariere; - procedura de inregistrare contabila(sau mai multe proceduri pe pachete de operatii); - procedura de intocmire si raportare a situatiilor financiare; - procedura de atribuire a contractelor de achizitie publica; - procedura de organizare si exercitare a controlului financiar preventiv propriu; - procedura de constatare si sanctionare a contraventiilor.
Oricat de numeroase si diverse ar fi, procedurile de management,de control intern,de functionare contabila,de regim financiar,etc ele trebuie sa fie:
- clar definite pentru fiecare activitate care se desfasoara in cadrul entitatii publice; - deplin integrate in componentele sistemului de organizare al entitatii publice; - precizate in documente scrise; - simple, complete, precise si adaptate obiectului specific; - actualizate in mod regulat; - aduse la cunostinta personalului implicat, inclusiv sub forma de documente informatizate; - bine intelese si, mai ales, bine aplicate. Pentru a exista siguranta ca procedurile vor fi bine aplicate, va fi indispensabila efectuarea, in acest scop, a unui control permanent,concomitant cu actualizarea lor in functie de evolutia legislatiei economico-financiare si contabile..
Se intelege astfel ca “Manualul de proceduri”
- este integrat în sistemul de management al fiecărei componente structurale a entității publice; - intră în grija personalului de la toate nivelurile; - oferă o asigurare rezonabilă a atingerii obiectivelor, începand cu cele individuale și terminănd cu cele generale.
6
Ordinul ministrului finantelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea “Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entitățile publice” si pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, prevede (art.2):
“ (1) Conducătorii entităților publice vor dispune - tinând cont de particularitățile cadrului legal, organizațional, de personal, de finanțare si de alte elemente specifice, precum si de standardele prevazute în anexă la prezentul ordin - măsurile necesare pentru elaborarea si/sau dezvoltarea sistemelor de control managerial ale fiecarei organizatii, inclusiv a procedurilor, formalizate pe activitati.”
7
Ordin nr. 1389/2006 din 22/08/2006
Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 771 din 12/09/2006
privind modificarea și completarea Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entitățile publice și pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial
În temeiul art. 11 alin. (5) din Hotărârea Guvernului nr. 208/2005 privind organizarea și funcționarea Ministerului Finanțelor Publice și a Agenției Naționale de Administrare Fiscală, cu modificările și completările ulterioare, în baza prevederilor art. 5 alin. (2) din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern și controlul financiar preventiv, republicată, având în vedere prevederile art. 19 lit. d) din Legea nr. 500/2002 privind finanțele publice, cu modificările ulterioare,
ministrul finanțelor publice emite următorul ordin:
Art. I. - Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entitățile publice și pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 675 din 28 iulie 2005, se modifică și se completează după cum urmează: 1. Articolul 1 va avea următorul cuprins: "Art. 1. - Se aprobă Codul controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entitățile publice, prevăzut în anexa nr. 1." 2. La articolul 3, după alineatul (2) se introduce un nou alineat, alineatul (3), cu următorul cuprins: "(3) În vederea elaborării procedurilor formalizate pe activități, entitățile publice pot utiliza modelul prezentat în anexa nr. 2." 3. După articolul 5 se introduce un nou articol, articolul 51, cu următorul cuprins: "Art. 51. - Anexele nr. 1 și 2 fac parte integrantă din prezentul ordin." 4. La punctul 2 "Scopul și definirea standardelor de control intern", de la "Prezentare generală", cuprins în anexa nr. 1, după ultimul alineat se introduce un nou alineat, cu următorul cuprins: "În contextul acțiunilor pentru elaborarea și/sau dezvoltarea sistemelor de control managerial, entitățile publice au obligația actualizării permanente a listei actelor normative reprezentative, cuprinse în componenta «referințe principale» a fiecărui standard, precum și a completării acesteia cu orice alte reglementări care cuprind prevederi aplicabile fiecărui standard." 5. Anexa la Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 946/2005 devine anexa nr. 1 la același ordin și se introduce o nouă anexă, anexa nr. 2, al cărei conținut este prevăzut în anexa care face parte integrantă din prezentul ordin. Art. II. - Prezentul ordin va fi publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, și va fi afișat pe pagina de internet a Ministerului Finanțelor Publice.
Ministrul finanțelor publice,
București, 22 august 2006. Nr. 1.389.
MODEL
(Anexa nr. 2 la Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 946/2005)
Entitatea publică .............................
Departamentul (Direcția) ......................
PROCEDURA OPERAȚIONALĂ
.......................................... ..........................................
Ediția ......................
Revizuita .....................
Principalele elemente de continut:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea
ediției sau, după caz, a reviziei în cadrul ediției procedurii operaționale
2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul
edițiilor procedurii operaționale
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția sau,
după caz, revizia din cadrul ediției procedurii operaționale
4. Scopul procedurii operaționale
4.1. Stabilește modul de realizare a activității, compartimentele și persoanele implicate; 4.2. Dă asigurări cu privire la existența documentației adecvate derulării activității; 4.3. Asigură continuitatea activității, inclusiv în condiții de fluctuație a personalului; 4.4. Sprijină auditul și/sau alte organisme abilitate în acțiuni de auditare și/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei; . .................................................................................................................... 4.n. Alte scopuri specifice procedurii operaționale
5. Domeniul de aplicare a procedurii operaționale
5.1. Precizarea (definirea) activității la care se referă procedura operațională; 5.2. Delimitarea explicită a activității procedurate în cadrul portofoliului de activități desfășurate de entitatea publică; 5.3. Listarea principalelor activități de care depinde și/sau care depind de activitatea procedurată; 5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date și/sau beneficiare de rezultate ale activității procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activității.
6. Documente de referință (reglementări) aplicabile activității procedurate 6.1. Reglementări internaționale 6.2. Legislație primară 6.3. Legislație secundară 6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice
7. Definiții și abrevieri ale termenilor utilizați în procedura operațională 7.1. Definiții ale termenilor 7.2. Abrevieri ale termenilor
8. Descrierea procedurii operaționale
8.1. Generalități 8.2. Documente utilizate 8.2.1. Lista și proveniența documentelor 8.2.2. Conținutul și rolul documentelor 8.2.3. Circuitul documentelor 8.3. Resurse necesare 8.3.1. Resurse materiale 8.3.2. Resurse umane 8.3.3. Resurse financiare 8.4. Modul de lucru 8.4.1. Planificarea operațiunilor și acțiunilor activității 8.4.2. Derularea operațiunilor și acțiunilor activității 8.4.3. Valorificarea rezultatelor activității
9. Responsabilități și răspunderi în derularea activității
10. Anexe, înregistrări, arhivări
11. Cuprins
PRECIZĂRI
cu privire la modelul de procedură operațională
A. Precizări generale a.1 ) Prezenta procedură operațională este un model. Modelul prezentat completează segmentul instrumentelor de lucru referitoare la activitățile entităților publice în domeniul dezvoltării sistemelor de management financiar și control, procedurile operaționale fiind cunoscute în practică și sub alte denumiri: proceduri de proces, proceduri formalizate etc. a.2 ) Entitățile publice, în funcție de mărimea entității, de politica adoptată cu privire la sistemul propriu de management financiar și control, de gradul de dotare, de tipurile de activități și complexitatea acestora etc., pot utiliza modelul de procedură operațională în forma prezentată, în forme completate și îmbunătățite cu noi componente, sau pot elabora proceduri de proces, după modelul altor ghiduri întâlnite în practica domeniului, cu precizarea că, indiferent de forma adoptată, trebuie avute în vedere prevederile Standardului de control intern nr. 17 "Proceduri", prezentat în anexa nr. 1 la ordin. a.3 ) Pentru o bună gestionare a elaborării, aprobării și aplicării procedurilor operaționale, conducătorii entităților publice trebuie să asigure derularea tuturor acțiunilor privind elaborarea și/sau dezvoltarea sistemelor de management financiar și control, dispuse la art. 2, 3 și 4 din ordin. a.4 ) Procedurile trebuie elaborate, aprobate și aplicate în condițiile cunoașterii și respectării regulilor de management constituite în cele 25 de standarde de control prevăzute în anexa nr. 1 la ordin. Indiferent de activitatea la care se referă, o procedură operațională poartă amprenta fiecărui standard de control, din oricare dintre cele 5 elemente-cheie ale controlului managerial, respectiv mediul de control, performanța și managementul riscului, informarea și comunicarea, activitățile de control, auditarea și evaluarea. a.5 ) Condițiile esențiale ale procedurilor operaționale stabilesc, printre altele, că acestea trebuie să fie scrise și formalizate pe suport hârtie și/sau electronic, simple și specifice pentru fiecare activitate, actualizate în mod permanent și aduse la cunoștință executanților și celorlalți factori interesați. a.6 ) În măsura în care dotarea tehnică și pregătirea personalului permit, operațiunile de elaborare, avizare, aprobare, difuzare, utilizare etc. a procedurilor operaționale se pot derula și prin utilizarea sistemelor informatice. B. Precizări privind componentele modelului de procedură operațională b.1 ) Precizări comune componentelor b.1 .1) Datele de identificare din cartușul de capăt se trec pe fiecare pagină, cu modificările cerute de rubrici, acolo unde este cazul. b.1 .2) Denumirea procedurii operaționale și codul acesteia se stabilesc în cadrul fiecărei entități publice și trebuie să reflecte activitatea procedurată și locul acesteia în sistemul de codificare utilizat. b.1 .3) Edițiile se numerotează cu cifre romane, iar reviziile din cadrul acestora, cu cifre arabe. b.1 .4) Orice modificare de reglementare, organizatorică sau de altă natură, cu efect asupra activității procedurate, determină revizia sau, după caz, elaborarea unei noi ediții pentru procedura operațională respectivă. b.1 .5) În măsura în care este posibil, se asigură pagină distinctă pentru fiecare componentă a procedurii operaționale. b.2 ) Precizări specifice componentelor b.2 .1) Cu privire la Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau, după caz, a reviziei în cadrul ediției procedurii operaționale (componenta 1): - responsabilii se stabilesc, pentru fiecare operațiune (elaborare, verificare, aprobare), prin act de decizie internă a conducătorului entității publice; - când una sau mai multe dintre operațiuni se realizează, conform deciziei, de către un grup sau o comisie, în listă se cuprind toți membrii grupului sau ai comisiei. b.2 .2) Cu privire la Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii operaționale (componenta 2): - se cuprind, în ordine cronologică, toate edițiile și, respectiv, reviziile în cadrul edițiilor; - când se realizează o nouă ediție a procedurii operaționale, coloanele nr. 2 și 3, privind componenta revizuită, precum și modalitatea reviziei, nu se completează; - coloana nr. 3 (Modalitatea reviziei) privește acțiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, referitoare la una sau mai multe componente ale procedurii operaționale; - la fixarea datei de la care se aplică prevederile noii ediții sau revizii (coloana nr. 4) se are în vedere asigurarea timpului necesar pentru difuzarea și studierea acesteia de către aplicatori. b.2 .3) Cu privire la Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția sau, după caz, revizia din cadrul ediției procedurii operaționale (componenta 3): - coloana nr. 1 (Scopul difuzării) are în vedere faptul că oricare compartiment/persoană a cărui/cărei activitate intră sub incidența aplicării, informării, evidenței, arhivării sau este în alte scopuri în legătură cu procedura respectivă trebuie să aibă la dispoziție acest instrument, inclusiv cu ocazia actualizării prin noi ediții sau revizii. b.2 .4) Cu privire la Scopul procedurii operaționale (componenta 4): - entitatea publică, spre deosebire de scopurile considerate generale și prezentate ca exemple în modelul procedurii operaționale la această componentă, identifică și înscrie scopurile specifice în cazul fiecărei proceduri operaționale elaborate, ținând cont de rolul, locul, importanța, precum și de alte elemente privind activitatea procedurată; de exemplu, în cazul unei activități de aprovizionare, unul dintre scopurile specifice ale procedurii operaționale este și acela al descrierii, identificării și asigurării necesarului de produse și servicii. b.2 .5) Cu privire la Domeniul de aplicare a procedurii operaționale (componenta 5): - această componentă se bazează pe colaborarea dintre compartimentele entității publice, astfel încât la fixarea și definirea activității (pct. 5.1), la delimitarea acesteia de alte activități (pct. 5.2 și 5.3) sau la precizarea compartimentelor cu atribuții legate de activitatea respectivă (pct. 5.4) să fie eliminată orice situație de suprapunere de activități, de activități necuprinse în procesul de analiză și elaborare a procedurilor, de suprapunere de atribuții între compartimente, de atribuții pentru care nu au fost fixate responsabilități etc.; - de exemplu, în cazul unei proceduri operaționale privind raportarea numărului de personal și a veniturilor salariale se recomandă: - prezentarea activității de raportare a datelor privind numărul de personal și veniturile salariale ale acestuia (pct. 5.1); - delimitarea acesteia, în special de alte activități de raportare, cum ar fi cele financiare, cele privind achizițiile etc. (pct. 5.2); - nominalizarea activităților privind organizarea concursurilor, examenelor de angajare sau de întocmire a pontajelor ori a statelor de salarii etc., ca activități furnizoare de informații către activitatea de raportare a numărului de personal și a veniturilor salariale, sau nominalizarea activității de elaborare a rapoartelor de sinteză, pe ansamblul entității publice, care se bazează pe informațiile primite de la activitatea procedurată (pct. 5.3); - nominalizarea, ca furnizoare de date, a compartimentului/persoanei cu atribuții/sarcini de organizare a concursurilor/examenelor de angajare, a direcțiilor/serviciilor la nivelul cărora se întocmesc pontajele, a compartimentului/persoanei care elaborează statele de salarii etc. sau a compartimentului de sinteză, ca beneficiar de informații. Se nominalizează ca fiind implicate în procesul activității persoana/biroul/serviciul cu sarcina evidenței personalului și a stabilirii drepturilor salariale ale acestuia (pct. 5.4). b.2 .6) Cu privire al Documentele de referință (reglementări) aplicabile activității procedurate (componenta 6): - această componentă privește, în special, listarea documentelor cu rol de reglementare față de activitatea procedurată; - este necesar să fie cunoscute și respectate toate reglementările care guvernează fiecare activitate; - gruparea pe cele 4 categorii are rol de sistematizare a reglementărilor, unde: reglementările internaționale în legătură cu domeniul respectiv sunt cele la care România este parte; legislația primară se referă la legi și la ordonanțe ale Guvernului; legislația secundară are în vedere hotărâri ale Guvernului sau acte ale organismelor cu atribuții de reglementare și care sunt emise în aplicarea legilor și/sau a ordonanțelor Guvernului; alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice (legislație terțiară), se referă la instrucțiuni, precizări, decizii, ordine sau altele asemenea și au efect asupra activității procedurate. b.2 .7) Cu privire la Definiții și abrevieri ale termenilor utilizați în procedura operațională (componenta 7): - se va urmări definirea acelor termeni care: reprezintă element de noutate; sunt mai puțin cunoscuți; prezintă sensuri diferite; prin neexplicitarea lor pot conduce la confuzii etc.; - se recomandă precizarea, acolo unde este cazul, a actului relevant care definește termenul în cauză; - se va avea în vedere abrevierea termenilor (cuvinte, expresii, denumiri de instituții etc.) utilizați cu mai mare frecvență în textul procedurii operaționale și/sau care, în urma acestei acțiuni, permit o înțelegere și utilizare mai ușoară a procedurii; - se recomandă ca ordinea în care se înscriu atât definițiile termenilor în tabelul 7.1, cât și abrevierile termenilor în tabelul 7.2, să fie aceea dată de prima apariție în textul procedurii operaționale a termenului definit sau abreviat, după caz; - în tabelele 7.1 și 7.2 din modelul de procedură operațională au fost definiți și, respectiv, abreviați, pentru exemplificare, termeni utilizați în model. b.2 .8) Cu privire la Descrierea procedurii operaționale (componenta 8): - această componentă reprezintă, în fapt, esența procedurii operaționale. În același timp este și acea componentă care nu este generalizabilă prin model de procedură decât în termeni foarte largi. Componenta este dependentă, în mod direct, de condițiile concrete în care se desfășoară activitatea respectivă în cadrul entității publice, de modul de organizare, de gradul de subordonare, de gradul de dotare cu resurse materiale, financiare și umane, de calitatea și pregătirea profesională a salariaților și, nu în ultimul rând, de gradul de dezvoltare a sistemelor de management financiar și control. Cele câteva puncte și subpuncte, enumerate la această componentă în prezentul model de procedură operațională, recomandă una din multitudinea de posibilități de descriere a acestei componente; - la "Generalități" (pct. 8.1) se cuprind elemente de ansamblu privind caracteristicile activității. Se va evita repetarea acelora deja abordate în cadrul celorlalte componente ale procedurii operaționale, cum ar fi cele legate de scopul procedurii operaționale (prezentate la componenta 4), cele privind domeniul de aplicare a procedurii operaționale (prezentate la componenta 5) sau cele privind documentele de referință aplicabile activității procedurate (prezentate la componenta 6). De exemplu, în cazul unei proceduri operaționale privind activitatea de aprovizionare, la "Generalități" se poate menționa că aceasta urmărește descrierea clară a produsului/serviciului de achiziționat, verificarea și aprobarea documentelor utilizate în procesul de aprovizionare, relațiile cu furnizorii/prestatorii, recepția produsului/serviciului aprovizionat, păstrarea/arhivarea documentelor etc. De asemenea, se pot prezenta principiile generale aplicabile activității, cum ar fi: transparența, egalitatea șanselor potențialilor furnizori/prestatori, legalitatea, imparțialitatea, confidențialitatea etc.; - la "Documente utilizate" (pct. 8.2) se cuprind, în principal, cele de natura formularelor, dar și manuale, instrucțiuni operaționale, liste de verificare (check-lists) etc., care furnizează informații necesare derulării activității, contribuie la prelucrarea de date în cadrul procesului sau transmit rezultatele obținute altor utilizatori. De reținut că documentele trebuie să fie actualizate, utile, precise, ușor de examinat, disponibile și accesibile managerului, salariaților și terților, dacă este cazul. Subpct. 8.2.1, 8.2.2 și 8.2.3 au mai mult rolul de a ordona problemele abordate, ele putând fi comasate sau detaliate în funcție de amploarea, volumul, diversitatea și complexitatea documentelor respective; - la "Lista și proveniența documentelor utilizate" (subpct. 8.2.1) se are în vedere nominalizarea tuturor documentelor, a organismelor abilitate cu emiterea și actualizarea acestora, a codurilor de identificare, dacă este cazul, a regimului informațiilor conținute etc. În această listă se nominalizează și documentele interne de această natură, emise și utilizate în cadrul compartimentelor sau, prin colaborare, între compartimentele entității publice; - la "Conținutul și rolul documentelor utilizate" (subpct. 8.2.2) pot fi redate în forma completă, anexând la procedură modele ale documentelor, instrucțiuni de completare a acestora și mențiuni referitoare la rolul lor; - subpct. 8.2.3 "Circuitul documentelor" are în vedere compartimentele/persoanele la care trebuie să circule documentele în procesul de realizare a activității, precum și operațiunile ce se efectuează în legătură cu documentul respectiv, la fiecare compartiment/persoană pe la care circulă. Este necesar ca circuitul documentelor aferente activității să fie integrat în fluxul general al documentelor din cadrul entității publice. Se recomandă utilizarea reprezentării grafice a circuitului documentelor; - pct. 8.3 "Resurse necesare" se dezvoltă pe structura clasică a acestora, respectiv resurse materiale (subpct. 8.3.1), resurse umane (subpct. 8.3.2) și, respectiv, resurse financiare (subpct. 8.3.3). De menționat că structura resurselor este foarte sensibilă față de activitatea la care ne referim; la unele activități resursa necesară preponderentă este cea materială, iar la altele este preponderentă resursa umană sau resursa financiară ori combinații ale acestora; - subpct. 8.3.1 "Resursa materială" se dezvoltă pe elementele de logistică: birouri, scaune, rechizite, linii telefonice, materiale informatice, calculatoare personale, acces la baza de date, rețea, imprimantă, posibilități de stocare a informațiilor etc., dar și pe elemente de altă natură, dacă specificul activității o impune. De exemplu, în cazul unei entități publice cu activitate de teren intensă, cu deplasări auto frecvente, activitatea de transport capătă o conotație distinctă, iar procedura operațională aferentă, la resursa materială, va trebui să reflecte parcul auto, fapt care, în acest caz, va da greutate sporită acestui tip de resursă, în comparație cu resursa umană sau financiară; - subpct. 8.3.2 "Resursa umană" fixează compartimentul/compartimentele și/sau persoana/persoanele din cadrul entității publice care sunt implicate, prin atribuțiile/sarcinile de serviciu, în realizarea activității procedurate; - subpct. 8.3.3 "Resursa financiară" are în vedere prevederea în buget a sumelor necesare cheltuielilor de funcționare (achiziționarea materialelor consumabile necesare desfășurării activității, acoperirea contravalorii serviciilor de întreținere a logisticii, plata cheltuielilor cu personalul direct implicat în activitatea respectivă etc.), dar și a sumelor necesare altor tipuri de cheltuieli proprii unei anume activități. De exemplu, în situația unei activități de achiziție, resursa financiară trebuie să reflecte sumele din buget aferente programului de achiziții al entității publice; - pct. 8.4 "Modul de lucru" pentru o activitate poate fi formalizat, respectiv transpus în procedura operațională, numai prin aportul salariaților implicați direct în acea activitate; - subpct. 8.4.1 "Planificarea operațiunilor și a acțiunilor activității" se sprijină, pe de o parte, pe acțiunile identificate, așa cum sunt ele listate în cadrul tabelului de la componenta 9 "Responsabilități și răspunderi în derularea activității", iar pe de altă parte, pe o bună cunoaștere și stăpânire a cerințelor generale și a celorlalte caracteristici ale Standardului de control intern nr. 8 "Planificarea" și a Standardului de control intern nr. 11 "Managementul riscului", prezentate în anexa nr. 1 la ordin. Acțiunile analizate prin prisma resurselor de toate categoriile, a termenelor de realizare, a riscurilor identificate și a măsurilor de limitare a efectului acestora, a condițiilor de eficiență și legalitate impuse, puse în corelație și într-o succesiune logică și cronologică, constituie în fapt instrumentul de planificare cuprins în procedura operațională pentru activitatea analizată. Un exemplu în acest sens poate fi considerat Cadrul general al proiectelor de operațiuni supuse vizei de control financiar preventiv, anexa nr. 1 la Normele metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 522/2003, cu modificările și completările ulterioare, precum și cadrele specifice ale proiectelor de operațiuni supuse controlului financiar preventiv propriu, ca activitate de sine-stătătoare, documente elaborate și aprobate la nivelul fiecărei entități publice; - subpct. 8.4.2 "Derularea operațiunilor și acțiunilor" reflectă programul de zi cu zi al compartimentului/persoanei implicate în realizarea activității, în care acesta/aceasta uzează de toate instrumentele specifice și acționează corespunzător prevederilor din procedura operațională și, în special, celor din instrumentul de planificare a activității. Se recomandă cuprinderea în procedura operațională, sub formă tabelară, a modului de operare, unde pe verticală se pot cuprinde etapele ce se derulează în legătură cu activitatea respectivă, iar pe orizontală se precizează intrările de informații (de la cine? ce?), operațiunile, acțiunile/prelucrările, completările etc., ce au loc față de datele intrate, instrumentele utilizate în acest scop, ieșirile de rezultate (care? către cine? etc.). Recomandăm ca exemplu de instrument utilizat în derularea unei activități consultarea modelelor privind listele de verificare (check-lists) a proiectelor de operațiuni prezentate la viză în cadrul activității de control financiar preventiv propriu, modele aprobate prin Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 912/2004 pentru modificarea și completarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 522/2003, cu modificările ulterioare; - subpct. 8.4.3 "Valorificarea rezultatelor activității" poate fi orientat către mai multe direcții, ca de exemplu: analiza gradului de realizare a indicatorilor de performanță asociați activității; furnizarea datelor și informațiilor cu privire la rezultatele activității către beneficiarii acestora; identificarea măsurilor de îmbunătățire etc. b.2 .9) Cu privire la Responsabilități și răspunderi în derularea activității (componenta 9): - se va urmări identificarea tuturor acțiunilor care au loc în legătură cu activitatea procedurată, precum și fixarea acestora pe compartimentele (posturile) cărora le revin responsabilitățile și/sau, după caz, răspunderile față de acestea; - se recomandă cuprinderea acțiunilor în tabel, pe cât posibil, în ordinea logică a desfășurării lor, iar a compartimentelor (posturilor), în ordinea intervenției în proces; - în tabelul 9 din modelul de procedură operațională, compartimentele (posturile) au fost simbolizate, ipotetic, cu I, II, III, ..., acțiunile (operațiunile), cu a, b, c, ..., iar responsabilitățile/răspunderile, cu abrevierile regăsite în tabelul 7.2, unde: E = elaborare; V = verificare; A = aprobare; Ap. = aplicare; Ah. = arhivare. Observăm, de exemplu, că operațiunea a este o operațiune de elaborare E, care revine compartimentului I; operațiunea c este o operațiune de aprobare A, în răspunderea postului III; acțiunea f este o acțiune de arhivare Ah., ce revine compartimentului VI etc. b.2 .10) Cu privire la Anexe, înregistrări, arhivări (componenta 10): - este necesar ca procedura operațională să cuprindă în anexe toate instrumentele relevante, prezentate în cadrul celorlalte componente ale acesteia, și care sunt aplicabile în realizarea activității;
- pentru o mai bună ordonare și evidență a anexelor, se recomandă întocmirea tabelului prezentat la componenta 10 din model.
Ultima actualizare:
A N E X A nr.1
Unele dintre cele mai cunoscute proceduri, la nivelul institutiilor publice,prevazute expres de Ordinul ministrului finantelor publice nr.946/2005 (ghid minimal):
- procedura de organizare si desfasurare a concursurilor pentru ocuparea posturilor publice vacante;
- procedura de evaluare a performantelor profesionale individuale ale functionarilor publici de conducere si de executie;
- procedura de incadrare si salarizare a personalului;
- procedura de inventariere;
- procedura de inregistrare contabila(sau mai multe proceduri pe pachete de operatii);
- procedura de intocmire si raportare a situatiilor financiare;
- procedura de atribuire a contractelor de achizitie publica;
- procedura de organizare si exercitare a controlului financiar preventiv propriu;
- procedura de constatare si sanctionare a contraventiilor.
- procedura privind gestionarea si accesarea finantarilor comunitare
- procedura privind gestionarea veniturilor extrabugetare
- procedura de fundamentare a necesarului de resurse pentru finantarea bugetara
- proceduri pentru alte operatii specifice
NOTA: Mai trebuie retinute si alte doua aspecte esentiale:
(a). numarul si structura pachetului de actiuni din „Manual”nu este niciodata strict limitat,pentru ca viata poate impune mereu elaborarea unor alte proceduri in functie de evenimentele care se restructureaza,de evolutia organizarii si conducerii agentului institutional;
(b). Anumite proceduri din Manual trebuiesc revazute in functie de noile reglementari legislative,de noile evolutii din viata societatii in general si a institutiilor sale in special.
Anexa nr.2
PROCEDURA NR........
== 3. INCADRAREA SI SALARIZAREA PERSONALULUI ==
Data elaborarii.....................
Ultima actualizare................
1. Incadrarea in munca a personalului se face in conformitate cu prevederile Regulamentului de ordine interioara al AOSR,Cap.I,Sectiunea I – „Incadrarea salariatilor in institutie”,pe baza de concurs desfasurat in conditiile prevazute de Sectiuna a II-a a aceluias Regulament si se finalizeaza prin incheierea unui Contract individual de munca,redactat in doua exemplare,din care unul va fi inmanat noului angajat.El trebuie sa fie in concordanta cu Fisa postului si prevederile din Statul de functiuni , stabilindu-i-se totodata conditiile de munca si drepturile salariale cuvenite.
In toata aceasta prima etapa sarcinile si responsabilitatile revin compartimentului „Resurse umane”.
2. Salarizarea personalului institutiei se face conform prevederilor Regulamentului de ordine interioara,cap.III,Sectiunea I - „Aspecte de natura salariala” ,pe baza sistemului de salarizare prevazut de legislatia in vigoare.La salarizarea personalului se tine seama de criteriul aptitudinilor si competentei profesionale,de complexitatea lucrarilor atribuite,de gradul de raspundere,de rezultatele obtinute(conform Fisei de evaluare a performantelor profesionale),precum si de posibilitatile economico-financiare si resursele temporare ale institutiei publice.Forma de salarizare ce se aplica este „in regie”- dupa timpul lucrat.
Sistemul de salarizare aplicat in institutie cuprinde : salariul de baza ;diverse categorii de sporuri conform legislatiei in vigoare ; prime legale ; alte categorii de recompense prevazute in Capitolul V ,Sectiuna I-a a Regulamentului de ordine interioara.
In ceea ce priveste aducerea la indeplinire a prevederilor prezentei Proceduri si a Regulamentului AOSR privitor la obiectul prezentei proceduri ,deciziile apartin conducerii,iar realizarea lor practica apartin departamentului „Resurse umane”si Directiei economice.
3. Prezenta la serviciu si stabilirea timpului lucrat se realizeaza cu ajutorul Condicii de prezenta si a Fisei lunare de pontaj .Acest lucru se realizeaza sub responsabilitatea compartimentului „Resurse umane” , care are si obligatia de a preda Fisa de pontaj Directiei economice ,pana cel mai tarziu in a doua zi lucratoare a lunii urmatoare.
4.Calculul si decontarea cheltuielilor salariale se realizeaza la Directia economica in conformitatea cu Legea nr.82/1991 , Ordinul ministrului finantelor publice nr.2169/2009, Ordinul ministrului finantelor publice nr.2941/2009 si altor reglementari similare de actualizare, precum si a Regulamentului de ordine interioara al AOSR.
Calculul salariilor pentru fiecare salariat in parte se infaptuieste dupa metoda regiei directe(asa cum s-a aratat la pct.2), pornind de la salariul de incadrare si alte drepturi
asimilate , numarul de zile lucrate conform Fisei de pontaj ,obligatiile financiar-fiscale si pecuniare prevazute de lege,iar toate elementele de calcul si rezultatele dobandite se sintetizeaza in Statul de plata a salariilor(care poate fi un formular comun sau o Fisa individuala de salarizare,dar care obligatoriu trebuie sa cuprinda aceleasi elemente).
Procedura practica de lucru este urmatoarea:
4.1) . Castigul salarial total( sau salariul brut) se formeaza pentru fiecare salariat in parte si devine baza de calcul pentru cheltuielile salariale, calculul obligatiilor fiscale si sociale ale angajatului si apoi cele ale angajatorului. (Csi – Castigul salarial individual brut al fiecarui salariar).
Suma tuturor castigurilor salariale (Total CS) devine cheltuiala bugetara si se contabilizeaza ca o obligatie ferma fata de personalul institutiei : _
CS = I_ Csi 1--n
641 = 421 (CS) Cheltuieli cu salariile personalului Personal – salarii datorate
4.2) . Din salariul fiecarui angajat se retin,intr-o prima transa, obligatiile sale cu caracter social si care sunt prevazute in Legea bugetului asigurarilor sociale de stat.
NOTA : Legea 12/2010 – “Legea bugetului asigurărilor sociale de stat pe anul 2010”. Publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, partea I, nr. 61 din 27 ianuarie 2010 ,prevede urmatoarele (EXTRAS):
Cotele de contribuții sociale aplicabile începând cu veniturile aferente lunii ianuarie 2010: • Contribuția de asigurări sociale: condiții normale : 20,8% angajator + 10,5% angajat • Contribuția de asigurări sociale: condiții deosebite : 25,8% angajator + 10,5% angajat • Contribuția de asigurări sociale: condiții speciale : 30,8% angajator + 10,5% angajat. • Contributia la bugetul asigurarilor de sanatate: : 5,2% angajator + 5.5% angajat În cota de contribuție individuală de asigurări sociale prevăzută la alin. (1) este inclusă și cota de 2,5% aferentă fondurilor de pensii administrate privat, prevăzută de Legea nr. 411 / 2004 privind fondurile de pensii administrate privat (republicată, cu modificările și completările ulterioare); • Contribuția datorată de angajatori la bugetul asigurărilor pentru șomaj – 0,5% • Contribuția individuală datorată la bugetul asigurărilor pentru șomaj – 0,5% • Contribuția datorată de angajator la Fondul de garantare pentru plata creanțelor salariale – 0,25% asupra totalului brut al veniturilor salariale; • Contribuția angajatorului privind asigurarea pentru accidente de muncă și boli profesionale,concedii medicale si indemnizatii(de nastere,prenatale,etc) – între 0,15% și 0,85%, aplicate asupra sumei veniturilor brute realizate lunar.
In consecinta , cand vorbim de angajat,de fiecare salariat in parte , vom avea:
a). Contributia la asigurarile sociale : Castigul salarial ( Csi) x 10,5 % = Cas/1 b). Contributia la asig.sociale de sanatate: Csi x 5,5 % = Cass/2 c). Contributia la asig.pentru somaj Csi x 0.5 % = Cs/3
4.3) . In cea de a doua transa ,din castigul salarial total se scad retinerile pentru fondurile sociale si se obtine „venitul impozabil” (Vi)
Vi = Csi - ( Cas/1 + Cass/2 + C s/3 )
Mentiune : Este important a nu se uita regula impozitarii salariale,comform careia daca anumiti salariati se incadreaza in prevederile legale cu privire la operarea anumitor „deduceri” (D), adica la exonerarea de la impozitare a unor sume pentru cazurile speciale cum ar fi intretinerea din acelasi salariu a mai multor persoane,salariati cu anumite infirmitati,etc,atunci acestea se scad din venitul impozabil inainte de aplicarea cotei unice(deducerea nu se inregistreaza in contabilitate):
Vi efectiv = Vi - D
La venitul efectiv impozabil astfel obtinut al fiecarui salariat (Vi) se aplica cota unica de impozit de 16,0% si se obtine impozitul pe salarii(I) ce se retine fiecaruia:
Vi x 16% = Impozitul pe salariu (I)
4.4) . In anumite cazuri mai poate exista si o a treia transa in care din salariul ramas se retin diverse „popriri” (P) ( imputatii,obligatii fiscale executate silit,pensie alimentara,rate,etc)
Intre acestea se situiaza si „comisionul I.T.M.”(Inspectia Teritoriala de Munca) ce se datoreaza acesteia pentru conducerea „Registrului electronic al angajatilor”(in locul fostelor „Carti de munca” la care orice angajator trebuie sa renunte).Comisionul se calculeaza prin aplicarea cotei de o,75% asupra venitului salarial efectiv (Vi ef.) al fiecarui angajat si,evident,se scade din salariul sau.
Abia acum ajungem la „salariul net”( Sn):
Sn = Vi – I - P
Acesta se plateste salariatului in numerar sau prin virament in contul bancar de card, odata sau de doua ori pe luna (chenzina a I-a si chenzina a II-a),cu precizarea ca chenzina a I-a trebuie sa fie cam 40 % din castigul salarial net , si aceasta din motive de prudentialitate.
4.5) . Retinerile salariale astfel calculate trebuiesc inregistrate in contabilitate in felul urmator:
421 = % - Total de control
Personal - salarii 4312 – Contributia asiguratilor pentru
datorate asigurarile sociale Cas/1
4314 - Contributia asiguratilor pentru
asigurarile sociale de sanatate Cass/2
4372 - Contributia asiguratilor pentru
asigurarile de somaj Cs/3
444 – Impozitul pe salarii I
427 - Retineri din salarii datorate tertilor P
4.6). Soldul debitor al contului 421 – „Personal – salarii datorate” exprima salariul net calculat si verificat prin numeroasele chei de control oferite de contabilitate, si,la data stabilita(si care trebuie sa fie aceeasi in fiecare luna,iar daca ea cade intr-o zi nelucratoare atunci se opereaza in ziua lucratoare precednta), se vireaza pe contul de card al fiecarui salariat,prin emiterea Ordinelor de plata corespunzatoare ,iar in contabilitate se consemneza astfel:
421 = 7701 - Sn Personal-salarii datorate Finantarea de la bugetul de stat
4.7 ) Decontarea drepturilor si obligatiilor salariale se incheie cu virarea,tot prin Ordine de plata a sumelor retinute din salariile personalului catre destinatiile corespunzatoare, iar in contabilitate vom avea:
4312 – Contributia asiguratilor pentru = 7701 Cas/1
datorate asigurarile sociale Finantarea de la bugetul de stat
4314 - Contributia asiguratilor pentru = 7701 Cass/2
asigurarile sociale de sanatate Finantarea de la bugetul de stat
4372 - Contributia asiguratilor pentru = 7701 Cs/3
asigurarile de somaj Finantarea de la bugetul de stat
444 – Impozitul pe salarii = 7701 I
Finantarea de la bugetul de stat
427 - Retineri din salarii datorate tertilor = 7701 P
Finantarea de la bugetul de stat
NOTA: Intelegem ca fiecare varsamant are alta destinatie si deci trebuiesc intocmite Ordine de plata separate Iar pentru fiecare document contat distinct presupune si o formula de reflectie contabila separata.
Ordinele de plata se intocmesc simultan cu „Declaratiile fiscale – 2010”si se depun la autoritatile gestionare ale diverselor fonduri sociale sau fiscale si anume:
- Declaratia 10.01/2010 privind evidenta nominala a asiguratilor si a obligatiilor de plata catre bugetul asigurarilor sociale de stat; - Declaratia 2.06/2009.06.04 privind evidenta obligatiilor de plata catre bugetul fondului national unic de asigurari sociale de sanatate; - Declaratie privind evidenta nominala a asiguratilor si a obligatiilor de plata la bugetul asigurarilor pentru somaj; - Declaratia 100 privind obligatiile de plata la bugetul de stat(pentru impozitul asupra salariilor; - Declaratia fiscala I.T.M. pentru comisionul de evidenta a personalului angajat (iar la aceasta se anexeaza si un exemplar din statele de plata).
5.Obligatiile sociale ale angajatorului. Odata incheiate calculele salariale individuale,se procedeaza la stabilirea obligatiilor colective pe care le are institutia pentru folosirea muncii salariale.Pentru aceasta se folosesc datele deja existente in contabilitate : total venituri,suma totala a veniturilor salariale,precum si prevederile Legilor pentru aprobarea bugetului de stat si a bugetului asigurarilor sociale de sanatate.
5.1) .Ordinea de desfasurare a lucrarilor si metodologia de calcul sunt urmatoarele:
A1 – Contributia angajatorului pentru asigurarile sociale ( conditii normale de munca):
Total cheltuieli salariale (CS) x 20,8 %
A2 – Contributia angajatorului la asigurarile sociale de sanatate:
Total cheltuieli salariale (CS) x 5,2 %
A3- Contributia angajatorului la bugetul asigurarilor de somaj:
Total cheltuieli salariale (CS) x 0,5 %
A4 . Contribuția angajatorului privind asigurarea pentru accidente de muncă și boli profesionale,concedii medicale si indemnizatii(de nastere,prenatale,etc):
-pentru activitatile economice si veniturile proprii ale institutiei:
Total venituri (V) x ( 0,15 % - 0,85%)
- pentru activitati integral finantate:
Total cheltuieli salariale (CS) x (0,15 % - 0,85%)
Nota : Marimea cotei este stabilita prin bugetul propriu supus aprobarii odata cu planul de finantare si depinde de conditiile de munca,starea de sanatate a angajatilor ,ponderea femeilor tinere,experienta din anii precedenti .
A5- Contributia angajatorului la fondul de garantare pentru plata creantelor bugetare:
Total cheltuieli salariale ( CS ) x 0,25 %
5.2 ) . Pe masura determinarii respectivelor angajamente si obligatii ele se inregistreaza in contabilitate,pentru ca,inainte de a fi platite,ele sunt cheltuieli ce urmeaza a fi acoperite din finantarea bugetara. Aceasta insemneaza:
(a). 6451 = 4311 - Suma A1
Contributia angajatorilor Contributia angajatorilor
pentru asigurarile sociale pentru asigurarile sociale
(b) . 6452 = 4371 - Suma A3 si
Contributia angajatorilor Contributia angajatorilor Suma A5
pentru asigurari de somaj pentru asigurari de somaj
(c). 6453 = 4313 - Suma A2
Contrib.angajatorilor pt. Contrib.angajatorilor pt.
asig.sociale de sanatate asig.sociale de sanatate
(d). 6454 = 4315 - Suma A4
Contrib.angaj.pt.accid.de Contrib.angaj.pt.accid.de
munca si boli profesionale munca si boli profesionale
5.3) . La termenele stabilite de organele financiar fiscale (de regula intre 25 si 25 ale lunii urmatoare) se intocmesc Ordinele de plata in favoarea fiecareia dintre institutiile abilitate sa administreze respectivele fonduri sociale si se vireaza sumele in cauza. Inregistrarea in contabilitate se face iarasi document cu document,asa ca vom avea:
a).In favoarea Casei de pensii :
4311 = 7701 - Suma A1
Contributia angajatorilor Finantarea de la bugetul de stat
pentru asigurarile sociale
b).In favoarea Inspectiei Teritoriale de Munca:
4371 = 7701 - Suma A3 si
Contributia angajatorilor Finantarea de la bugetul Suma A5
pentru asigurari de somaj de stat
c). In favoarea Casei judetene de sanatate:
4313 = 7701 - Suma A2
Contrib.angajatorilor pt. Finantarea de la bugetul de stat
asig.sociale de sanatate
si
4315 = 7701 – Fin.de la bug.de stat(sauSuma A4
Contrib.angaj. pt.accid. 5121 - Conturi la banca in lei
de munca si boli prof.
Nota : Plata contributiei angajatorilor la fondul pentru accidente,boli profesionale, concedii,indemnizatii,etc.se face din contul care exprima natura veniturilor pe seama carora s-a constituit.
Mentiune: Mai pot aparea si alte situatii accidentale precum acordarea unor premii sau indemnizatii , stimulente materiale,etc, dar le vom rezolva atunci cu prilejul actualizarii prezentei proceduri ,pentru ca , se pare , ca astfel de evenimente nici nu se intrevad deocamdata.
A doua mentiune: Dat fiind ca regimul indemnizatiilor cuvenite membrilor Academiei Oamenilor de Stiinta din Romania este guvernat de alte reguli si alte particularitati,el va fi tratat intr-o procedura distincta.
Prof.univ.dr. C.M.DRAGAN
Expert contabil de onoare nr.5298 din tabloul CECCAR
A N E X A nr.3
== 4. MODEL DE PROCEDURA ==
privind
„ INVENTARIEREA SI CONTROLUL PATRIMONIULUI”
Principalele elemente de continut:
1. Inventarierea patrimoniului - generalitati 2. Obligatiile administratorilor. Sarcinile comisiei de inventariere 3. Etapele inventarierii 4. Inventarierea elementelor specifice 5. Evaluarea elementelor de activ si de pasiv 6. Procesul verbal de inventariere 7. Plusuri sau minusuri la inventar - compensari 8. Rezultatele inventarierii 9. Lista de inventariere 10. Lista de inventariere pentru gestiuni global valorice 11. Extras de cont 12. Model Decizie inventariere; 13. Model Proceduri de inventariere; 14. Model Declaratie gestionar inainte de inventariere 15. Model declaratie gestionar dupa inventariere 16. Valorificarea inventarierii - diferente cantitative; 17. Valorificarea inventarierii - diferente valorice
18. Contabilizarea rezultatelor inventarieri
NOTA:Acest material a fost elaborat de Prof.univ. D.H.C. - C.M.DRAGAN , pe exemplul institutiilor publice care se afla in cea mai mare suferinta.Un "manual"trebuie permanent actualizat indeosebi dupa cum se modifica legislatia,procedurile ramanand aceleasi.Va promitem ca ne vom ocupa si de asta.
27.04.2011 CAPITALISTUL Supervizare: "Clubul Universitarilor liberi" 109.166.130.30 27 aprilie 2011 04:57 (UTC)